Ihre Aufgaben:
Koordination von organisatorischen und administrativen Belangen des Instituts für Staatswissenschaft (insbesondere der Belange der Forschungsteams von Prof. Kritzinger).
Dazu zählen:
- Koordination und Sicherstellung der Durchführung von Arbeitsabläufen, aktive Gestaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen, Durchführung von internen (Ein-)Schulungen;
- Koordination und Sicherstellung von institutsinternen Informationstransfers (zentrale Ansprechperson in allen administrativen Belangen der Forschungsteams, Schnittstellenfunktion zum Institut, zum Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften sowie zu den Dienstleistungseinrichtungen der Universität);
- Budget- und Personalverwaltung: Vorbereitung und Ausführung von Personal- und Budgetentscheidungen, Budgetcontrolling, Unterstützung bei der Ressourcenplanung und -verwaltung;
- Organisation, laufende Betreuung und Abrechnung von internationalen Workshops, Fachtagungen und Gastvorträgen, etc.;
- Projektmanagement und -administration;
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen;
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben (z.B.: Termin- und Raumkoordination, Sitzungsvorbereitung und Protokollführung, Homepagebetreuung, Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung)
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Matura: AHS, BHS oder gleichwertige Qualifikation
- Einschlägige Berufserfahrung in (leitender) Büroorganisation (anrechenbare Berufserfahrungen können die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen)
- Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (insb. MS Office; i3v, SAP und Typo 3 von Vorteil)
- Profunde Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Betriebswirtschaftliche Kenntnisse von Vorteil
- Kenntnisse des Projektmanagements von Vorteil
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
- Organisations- und Koordinationsfähigkeit
- Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit verbunden mit Teamfähigkeit
- Flexibilität
- Belastbarkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung
Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrungen in der universitären Verwaltung.
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 13907, welche Sie bis zum 18.04.2023 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln
